¡Esta es una revisión vieja del documento!

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Carga de Comprobantes de Ventas

Desde la Carga de Comprobantes se pueden ingresar comprobantes de venta, utilizados para cargar y emitir facturas, tickets, notas de crédito/débito, pedidos, remitos, presupuestos, etc.; y también se utiliza esta pantalla para modificar sus datos.

Inicialmente se debe ingresar el código de cliente; si se lo desconoce se lo podrá buscar tal como se explicó en Clientes / Búsqueda de clientes.
Puede suceder que al ingresar el cliente aparezca un mensaje como el siguiente:

Si sucede esto es porque en la carga de Clientes, se marcó como inhabilitado.

 

Una vez seleccionado el cliente, según la condición fiscal y la condición de venta asociada, el sistema trae el comprobante por defecto con su numeración correspondiente.

El usuario puede elegir otro tipo de comprobante del listado, con lo cual el sistema completará automáticamente el N° de la sucursal y próximo número del talonario asociado.

Dicho número puede modificarse, pero el sistema validará que no coincida con el número de un comprobante existente y –para el caso de comprobantes fiscales– verificará la correlatividad de números y fechas de emisión.

Asimismo, podría suceder que el comprobante esté configurado (Tablas / Comprobantes) como que no permite cambiar Nro de comprobante.

En dicho caso se deshabilitan los campos de sucursal y número y el foco se posiciona automáticamente en el botón aplicar.

También se deshabilitan si el comprobante está configurado como que se imprime por impresora fiscal y no es un comprobante no fiscal, en este caso el número de comprobante se obtiene mediante una función que lo obtiene desde la impresora. (se utiliza un componente diferente según la marca de impresora, MsEpson o MsHasar. La Marca se obtiene del campo “Tickeadora” del archivo de configuración de impresoras).

Para modificar datos de un comprobante ya existente: se presiona el botón Buscar y el sistema traerá todos los comprobantes que corresponden al cliente elegido.

Se debe elegir el comprobante a utilizar, presionar Aceptar y el sistema completará el número de comprobante con el recién seleccionado.

Notas:

• Si el tipo de comprobante seleccionado está asociado a un talonario, el sistema verificará la fecha de vencimiento del CAI y el último número del talonario, y mostrará una advertencia en caso de que falte poco para el vencimiento o para agotar el talonario. En caso de superar el vencimiento del CAI o el último número de talonario, no se podrá utilizar el tipo de comprobante en cuestión.
• Para usuarios auto impresores, el sistema puede configurarse para controlar la correlatividad de los números de comprobantes al imprimir.

Con estos datos definidos, se debe cliquear en Aplicar y se habilitan todas las solapas para la carga del detalle del comprobante.

Aclaración:
Puede suceder que al presionar Aplicar el sistema envíe el siguiente mensaje:

Este mensaje aparece si el cliente en cuestión hubiera superado la cantidad de días ingresada en la Carga de clientes, en la solapa Datos comerciarles, en el campo Días para Deuda.

 

Solapa Datos Generales

La sección Datos Generales contiene campos que se completan en forma predeterminada como por ejemplo Datos del cliente, con la información cargada al dar de alta al cliente.

Esta información se puede modificar para cada comprobante en particular, además de especificar otros datos, tales como fecha de emisión (se carga en forma predeterminada con la fecha del día), comprobantes asociados, valorización, etc. que se explicarán a continuación.

o En Observaciones del Cliente: se podrá cargar toda la información adicional que no esté en ninguno de los campos al dar de alta el cliente.

Nota: el botón Ver Composición de Crédito cambia de color cuando se supera el límite de crédito del cliente. El crédito otorgado al cliente se compone de su saldo en cuenta corriente + los cheques del cliente que estén en cartera + el importe del comprobante a emitir (si se trata de una factura o nota de débito). Si el resultado de esta suma es superior al límite de crédito del cliente (ingresado en la carga del padrón de clientes), entonces se puede ver un informe en el que se detalla por qué el crédito otorgado al cliente supera el límite (este informe se puede pedir para cualquier cliente, aunque su límite de crédito no esté superado, cliqueando en el botón Ver Composición de Crédito).

Si se presiona el botón Composición del saldo, aparecerá un listado como el siguiente:

o Factura asociada: permite asociar el comprobante que se está cargando (por ejemplo, una nota de crédito o débito) a una factura preexistente, de modo tal de imputarla en la cuenta corriente.
Al presionar el icono aparecerá la ventana para que el usuario pueda seleccionar el comprobante que desea asociar. Una vez elegido se presiona Aceptar y el sistema vuelve a la pantalla anterior, y completa dicho campo con el comprobante elegido.

o Comprobante Exento: si se desea que el comprobante sea exento, sin importar lo que correspondiera por el tipo de comprobante, se debe tildar esta opción.

o Valorización: indica la valorización del comprobante y la cuenta corriente a la que afectará. Puede optarse por valorización local o extranjera, y se puede establecer que afecte sólo a la cuenta corriente de la misma moneda o a ambas monedas.

Si se elige extranjera: aparecerán los campos Moneda y Cotización para completar.

De acuerdo a la Moneda que se elija: Dólares /Euro, se actualizarán los signos de $ de la parte inferior de la pantalla.

Aclaración:

Si se elige Moneda extranjera, al establecer la moneda, el sistema completa la cotización de la moneda seleccionada, de acuerdo a la fecha de emisión.

Cada vez que se modifique la fecha de emisión, si tiene Moneda extranjera, el sistema trae la cotización al día de la moneda seleccionada, y recalcula según la valorización los importes.

Automáticamente el sistema recalcula los totales, las imputaciones y los vencimientos.

 

o Centro de costo: el sistema permite también asociar el comprobante a algún Centro de Costo. Si se desconoce su código se lo puede buscar presionando el icono

Se podrá ingresar un número o una descripción y luego presionar el botón Buscar. Aparecerá entonces un listado con todos los centros de costos para que el usuario seleccione uno.

o Descuento Global %: establece un porcentaje de descuento a aplicar en todo el comprobante. Recalcula totales, imputaciones y vencimientos.
o Descuento por ítem %: establece un porcentaje de descuento a aplicar en forma predeterminada a cada ítem del comprobante.

o Referencia: permite ingresar el texto que el usuario desee.

Pedido de Referencia: invoca una búsqueda de pedidos pendientes. Este pedido según unas configuraciones se utiliza para diferentes funciones, por ej. para asociar una FC por anticipo a un pedido o para validar contra un pedido totalizador la entrega de distintas fracciones de producto.

La búsqueda de pedido de referencia se habilitará Si está tildado Pago anticipado: en comprobantes / Datos generales.

o Remito/Orden de Compra: permiten asociar números de remitos u órdenes de compra al comprobante que se está cargando, para utilizar a modo de referencia. El número de remito se ingresa automáticamente si se utiliza el botón Traer Comprobante, explicado más abajo.

Presionando el botón Traer Comprobante aparecerá la pantalla para elegir uno.

Nota: el botón Traer Comprobante facilita la carga de comprobantes en caso de que existan comprobantes previos de los cuales se pueden obtener los datos. Este es el caso, por ejemplo, de facturas que son precedidas por remitos, y de remitos que son precedidos por pedidos. Al cliquear este botón, se despliega una ventana de búsqueda de comprobantes pendientes. Eligiendo uno de ellos (un remito, por ejemplo), se completan automáticamente los datos tanto de la sección de datos generales como de la de detalle de artículos.
 

Solapa Detalle de Productos

En esta sección se cargan todos los artículos a incluir en el comprobante, con precios, lote, descuentos y cantidades.

En primer lugar se debe elegir una lista de precios del listado desplegable.

Si en el tipo de comprobante, solapa Comportamiento, se estableció una lista de precios asociada, luego dicha lista aparecerá aquí por defecto.

Aclaración:
Para que se vea aquí, la lista tiene que tener el tilde Habilitada en Precios / Lista de precios/ Comportamiento.

Depósito: en caso de manejar inventarios discriminados por depósito, este campo indica el depósito del cual se descontarán las cantidades facturadas (o se sumarán las cantidades devueltas, en el caso de notas de crédito por devolución).

El sistema completa el depósito, pero se lo puede modificar ingresando el código de otro o buscándolo con . (De la misma manera se puede seleccionar el Depósito que será destino de los artículos del comprobante).
Al presionar el icono aparece la pantalla de Búsqueda de depósitos, para que el usuario seleccione uno.

Elegidos los depósitos, se deben ingresar al sistema los artículos a facturar.

En un caso típico de carga de facturas, para cada artículo se indica: el código, la descripción, el número de lote, la alícuota de IVA a aplicarle, la cantidad vendida, el importe unitario, el porcentaje de descuento del ítem (predeterminado con el valor definido en la sección Datos Generales) y el importe total del ítem.

NOTA:
Esta grilla puede personalizarse al momento de la instalación, de modo tal de cubrir diferentes necesidades según los distintos tipos comprobantes a utilizar. Por ejemplo, en la carga de un remito pueden no ser necesarias las columnas de importes e impuestos.

 

La carga de artículos se puede realizar:

- Mediante la lectura automática de códigos de barra, ya que el sistema admite el ingreso de los códigos de artículos de esa manera

- En forma manual, tipeando directamente sobre la grilla, se escribe el código del artículo a facturar ó la descripción del artículo, y en algunas columnas (como en el caso de la alícuota de IVA o el número de lote), el valor puede elegirse de entre los elementos de una lista desplegable.

Al determinar el código de un artículo, el resto de los datos asociados a éste (como la descripción, la alícuota de IVA o el precio unitario) se establecen automáticamente, aunque pueden modificarse en caso necesario y si lo permite la configuración de la carga de ventas (establecida al momento de la puesta en marcha del sistema). Si el campo Código se deja en blanco, el resto de los datos asociados al artículo deberán cargarse manualmente.

- o bien mediante la búsqueda de artículo (haciendo click en la lupa) accediendo a la siguiente pantalla

La búsqueda de artículos se puede realizar filtrando por código de artículo, descripción, por el depósito donde se encuentre almacenado el artículo, o por Listas de precios, en el caso de no llenar ningún filtro al presionar Buscar se mostrarán todos los artículos cargados en el sistema.

Asimismo, el usuario puede optar por incluir o no en la lista los artículos inhabilitados y/o discontinuados tildando el check box correspondiente.

(Ver Operación básica del sistema / Búsqueda de Artículos del presente manual).

A su vez, obtenido el listado, se podrá ingresar algún texto del nombre del artículo para no tener que revisar toda la lista

El botón Vaciar: limpia la última selección de artículos realizada, y vuelve a mostrar el listado original.

Para seleccionar el artículo se debe posicionar el cursor en dicha fila y presionar Aceptar.
El sistema automáticamente vuelve a la pantalla anterior.

La columna Lote tiene “…” que permitirá buscar lotes con stock disponible del artículo seleccionado (si el stock del lote seleccionado es menor a la cantidad indicada, el sistema envía un mensaje de advertencia).

 

En la columna Alícuota muestra el valor por defecto, pero se lo podrá modificar eligiendo otra del listado desplegable.

La Cantidad por defecto es 1, pero si fuera más de 1 se puede modificar el número. Sucede lo mismo con el valor Unitario. Luego el sistema calcula cantidad x unitario y completa automáticamente los valores de la columna Total $.

Se puede ingresar algún % de descuento, el cual también será calculado luego en el Total.

El sistema va colocando los artículos en la parte inferior de la grilla y completa automáticamente los totalizadores que se encuentran al pie de la ventana.

Presionando Duplicar Artículo: crea una nueva línea de detalle repitiendo los datos de la línea seleccionada.

Si se cargó un artículo por error: se debe posicionar el cursor en la fila en cuestión para que quede señalado con la flechita negrita.

Una vez seleccionado el artículo, hay dos maneras de eliminarlo:
- presionar la tecla Suprimir.
- usar el icono recuadrado en rojo

En ambos casos el sistema pedirá confirmación de la acción.

Al clickear Si: el sistema elimina la línea de detalle seleccionada.

A medida que se cargan los artículos: van variando los importes del subtotal neto, del descuento, del importe gravado y del no gravado, del importe de otros impuestos y del total de la factura.

Los campos Peso y Volumen los carga el sistema automáticamente de acuerdo a la sumatoria de todos los artículos de la grilla (en base a los datos ingresados en Inventarios/ en el abm de artículos).

Debajo de la grilla de artículos se encuentran dos botones con las siguientes funciones:

o Traer Comprobante: permite asociar a la factura un comprobante preexistente, como por ejemplo un pedido o un remito, para obtener de él los artículos a facturar. A una misma factura pueden asociarse varios comprobantes.

 

o Artículos facturados: permite consultar los artículos anteriormente facturados, todos o solamente los que formaron parte de la última factura, y también seleccionarlos, de manera tal de no tener que volver a cargar artículos que el cliente solicita habitualmente. Esta funcionalidad es muy práctica si el cliente es comprador frecuente de algún artículo, con lo cual es más rápida la búsqueda.

 

Solapa Imputaciones / Asiento

En esta sección se muestra el asiento contable que se generará automáticamente al registrar la factura, permitiendo además modificar las imputaciones de las cuentas de bienes que componen el asiento.

Dichas imputaciones se obtienen a partir de las cuentas contables de ventas definidas para los artículos a facturar. En caso de que se facturen ítems no asociados a un artículo determinado, o que algún artículo no tenga definida la imputación contable de ventas, se utiliza la imputación de bienes definida para el cliente.

Se debe elegir en primer lugar la cuenta a la cual se imputará.

Luego se debe elegir el centro de costo.

Notas:
• Si el usuario ajusta las imputaciones contables, la suma de las mismas debe coincidir con la suma de los importes netos (sin IVA ni otros impuestos) del detalle de artículos.
• Las modificaciones que se hagan en el detalle de imputaciones se perderán si luego de hacerlas se modifica algún dato del Detalle de Artículos, ya que en este caso el sistema armará nuevamente de cero el detalle de imputaciones.

 

Solapa Condiciones / Vencimientos

En esta solapa se establece la condición de venta del comprobante. Para esto las mismas deben haber sido cargadas antes desde Tablas / Condiciones de venta.
También se podrá ingresar un texto en el campo Observaciones.

Vencimientos: El detalle de vencimientos se arma automáticamente en función de los plazos y porcentajes estipulados por la condición de pago del comprobante, según la condición de ventas seleccionada (Se suma a la fecha de emisión del comprobante los días de cada vencimiento, y se aplica al importe total calculado el porcentaje correspondiente a cada fecha. Se calcula en una o ambas monedas, según la valorización seleccionada).
Pero –al igual que ocurre con las imputaciones contables– se puede modificar (tanto las fechas como los montos de cada vencimiento) para ajustar estos vencimientos a la realidad de cada cliente y de ese modo obtener información más precisa de los listados de vencimientos.

La suma de los montos debe coincidir con el importe total del comprobante.

Si el usuario cambia el detalle de vencimiento hay que tener en cuenta que las modificaciones realizadas se perderán si luego de hacerlas se cambia la condición de pago o se modifican los importes del detalle de artículos, ya que el sistema rearmará el detalle de vencimientos en función de los nuevos datos.

También se debe ingresar un vendedor y la comisión que recibe por la venta.
Este último dato estará disponible solo si en el tipo de comprobante No está tildada la opción Ocultar Comisión del Vendedor.

Esto último se realiza desde Tablas / Comprobantes, en la solapa Comportamiento:

Si no está tildado se ve de este modo:

 

Solapa Datos de Entrega

Esta sección sirve para cargar toda la información necesaria para poder llevar a cabo la logística de entrega.

Se debe definir la fecha de la entrega y elegir la forma: mostrador, depósito ó Reparto. Y en el campo contiguo se puede ingresar el dato adicional que el usuario desee.

La opción que aparezca aquí por defecto, dependerá de lo establecido en el tipo de comprobante. Es decir, si en Tablas / Comprobantes, solapa Comportamiento, se indicó en Circuito de reparto Obligatorio: aquí se verá Reparto. Si se estableció No utiliza, por defecto la forma de entrega será “MOSTRADOR”.

Luego se debe elegir el lugar de la entrega, la compañía de transporte y la ruta de entrega.

Luego se ingresa la dirección de entrega, se elige la provincia y el país.

Por último se ingresa la cantidad de bultos de los artículos y se elige una opción de Incoterms (international condition terms) para las condiciones de venta de los comprobantes de exportación, se utiliza en el proceso de autorización de la factura electrónica y está disponible para la impresión en el comprobante.

Factura por Embarque:
si está tildado indica que es necesario identificar los comprobantes de embarque al momento de hacer una factura de exportación.

Si esta seleccionado el tilde “Factura Post Embarque”, y el tipo de comprobante en letra “E”, se debe habilitar la grilla de permisos de embarque (Agregar grilla en la solapa de datos de entrega).

Para que esté tildada por defecto para el tipo de comprobante seleccionado, se debe establecer en Tablas / Comprobantes solapa comportamiento

 

Solapa Observaciones

Esta sección es para que el usuario ingrese el texto que desee, cualquier aclaración o información adicional de la entrega.

Mensaje: aparecen las líneas configuradas en la solapa “Mensaje del comprobante” del comprobante que se está emitiendo y se utilizan para imprimir en el pie de la hoja.

Observaciones: texto libre que también se pueden imprimir (si está configurado en el formato de impresión del comprobante).

Observaciones cta. Cte.: se ven en el listado de detalle de la cuenta corriente

 

Solapa Formas de Pago

Si se confecciona un comprobante de un tipo definido como Venta Contado, en esta sección se deben determinar las formas de pago a utilizar por el cliente.

Nota: esta sección sólo estará visible si el tipo de comprobante utilizado posee la marca de comprobante de venta al contado (ver tabla de comprobantes).

La carga de las formas de pago funciona en forma similar a la de la opción de carga de recibos. (Ver en el presente manual Carga de recibos).
Sin embargo, la información que se genera en consecuencia de la emisión del comprobante es diferente de la que se genera con un comprobante de venta en cta cte:

o En el caso de la venta al contado, no se genera información en la cuenta corriente.
o En cambio, sí se generan los movimientos de fondos correspondientes a las formas de pago utilizadas.
o El asiento contable también es diferente, ya que, en lugar de utilizar la imputación de deudores del cliente, se emplean las imputaciones correspondientes a las formas de pago.
o Se aplican las siguientes restricciones de fechas para la generación de asientos contables y movimientos de fondos: al momento de guardar los datos del recibo, el sistema validará que la fecha del recibo sea admisible dentro de los períodos estipulados para la carga de asientos contables y de movimientos de fondos. En el caso del asiento contable, la fecha debe estar dentro del período activo (ver las opciones de configuración en el módulo de Contabilidad). En el caso de los movimientos de fondos, la fecha del recibo debe ser posterior a la fecha del último cierre o arqueo de caja y anterior o igual a la fecha tope para carga de movimientos.

Otra diferencia es que si se elige la opción cheques: aparece el botón Firmantes.

Al presionarlo aparece la ventana para ingresar el nombre de la persona firmante del cheque:

Si se hubiera cargado por error una forma de pago, se la puede eliminar posicionando el cursor en el registro que se desea borrar y presionando el icono

 

Solapa Archivos Asociados

Esta solapa brinda la posibilidad asociar al comprobante una serie de documentos de distintos tipos relacionados, que quedan disponibles en las búsquedas y para usos futuros.

Los datos que se muestran no son editables.
Se obtienen de la configuración de la tabla que se encuentra en General / Opciones de configuración / Path de archivos asociados.

Oblig.: indica si el archivo es obligatorio o no.

Max MB: se establece el tamaño que podrá tener el archivo atachado.

Extensión: se ingresa la extensión que tendrán los archivos que se adjuntan.

Se debe buscar el archivo presionando “…” y seleccionarlo de la carpeta deseada.

Si está tildado como obligatorio: al presionar el botón Grabar no permitirá la carga de datos si no se adjuntó el archivo.

 

Solapa Atributos Variables

En caso que se necesiten agregar campos de atributos nuevos con valores, se realizará en esta solapa.
Para esto el usuario autorizado solicitará el pedido a Mastersoft.

Notas:

- Todos los datos del comprobante, incluyendo el asiento contable, se mantienen en memoria hasta tanto se cliquee el botón Guardar, al pie de la ventana de carga de comprobantes. Si se cierra esta ventana (cliqueando Cerrar) o se cancela el ingreso (cliqueando Cancelar), o bien se cierra el programa sin haber guardado el movimiento, ninguno de los datos cargados quedará registrado en el sistema.

- De igual forma, la cuenta corriente del cliente asociado al comprobante se actualiza recién al momento de guardar el mismo.

 

Al finalizar la carga de todas las solapas se presionar el botón Grabar.
El sistema grabará el comprobante cargado y ofrecerá imprimirlo.

Si el usuario confirma: aparecerá la vista previa del comprobante
Y luego se cierra la pantalla automáticamente.