Órdenes de Pago
La carga de órdenes de pago permite cancelar deudas de cuenta corriente con los proveedores, especificando cuáles son los comprobantes a cancelar y los medios de pago a utilizar. Tras la carga de una orden de pago se emite un comprobante con el detalle de las deudas canceladas y los medios de pago utilizados; dicho comprobante deberá ser firmado por el proveedor en el momento del cobro a modo de aceptación del pago.
Al registrar una orden de pago se genera el asiento correspondiente en el módulo de Contabilidad y se genera un egreso en el módulo de Fondos que afecta las cuentas de fondos utilizadas como medios de pago, con lo cual no es necesario ingresar esta información manualmente en cada uno de los módulos.
Las órdenes de pago, una vez cargadas no pueden modificarse, aunque sí pueden anularse en caso de error, para luego volver a cargarlas correctamente.
La ventana de carga de órdenes de pago consta de un encabezado en el que se indica el proveedor, el tipo y número de comprobante de la orden de pago, la fecha de emisión, la valorización de la orden (moneda local o extranjera), la cotización a usar para las conversiones de moneda que sean necesarias y la categoría del proveedor.
La lista de tipos de comprobantes muestra sólo aquellos definidos como de tipo Orden de Pago en la tabla de Comprobantes. El número de comprobante se genera automáticamente sumando 1 al número de la última orden de pago emitida, aunque puede modificarse en caso de que se necesite emitir una orden de pago que no siga la secuencia. De todas maneras, hay que tener en cuenta que el número no puede coincidir con el de una orden de pago previamente emitida.
La valorización que se defina para la orden de pago determinará el conjunto de comprobantes adeudados que puedan seleccionarse para su cancelación. Si se selecciona moneda local, con la orden de pago sólo podrán cancelarse comprobantes expresados en moneda local o expresados en moneda extranjera pero que actualizan la cuenta corriente en moneda local; si se selecciona moneda extranjera, sólo podrán cancelarse comprobantes expresados en moneda extranjera o expresados en moneda local pero que actualizan la cuenta corriente en moneda extranjera.
La cotización no es necesario ingresarla si habitualmente se cargan las cotizaciones actualizadas en la tabla de Cotizaciones de Moneda Extranjera. Al cliquear Aplicar, el valor de la cotización se cargará con el valor con fecha anterior más próxima a la fecha de la orden de pago.
La categoría de proveedor se carga en forma predeterminada según la categoría que tenga definida el proveedor en el padrón, aunque puede modificarse sólo para la orden de pago que se esté cargando.
Al cliquear en Aplicar, el detalle de Cancelación de Facturas se completará con todos los comprobantes pendientes de pago que existan en la cuenta corriente del proveedor. Cada uno de los ítems de detalle posee una columna denominada A Cancelar, en la cual se ingresan los montos a cancelar de cada comprobante adeudado (se dejan en cero aquellos comprobantes que no se cancelarán en la presente orden de pago).
Nota: si se encuentra activo el circuito de aprobación de facturas (ver los párrafos sobre configuración del sistema en la sección Puesta en marcha), sólo se podrán cancelar los comprobantes cuyo pago fue previamente aprobado mediante la opción de Aprobación de Facturas. En caso de intentar cancelar un comprobante no aprobado, el sistema desplegará un mensaje de error indicando que el comprobante se encuentra pendiente de aprobación.
Una vez desplegado el detalle de los comprobantes pendientes de pago, se deben ingresar los importes a cancelar de cada uno de ellos (dejando en cero los que no se vayan a pagar). Para ingresar el importe a cancelar de un comprobante, se selecciona el mismo en la lista, luego se ingresa el importe a cancelar en el recuadro Importe (al pie de la grilla) y se presiona Enter.
Los botones al pie de la grilla permiten realizar las siguientes funciones:
En los recuadros al pie de la ventana se ingresan las observaciones y los importes de retenciones. En el caso de la retención de ganancias no se puede ingresar el importe directamente, sino que éste se calcula en función de cómo esté definida la tabla de retenciones de ganancias y cómo estén definidos los datos de retenciones para el proveedor seleccionado. El detalle del cálculo se ve en la ficha “Cálculo de Retenciones”.
En el recuadro Importe Neto se muestra el neto a pagar, es decir, el importe total a cancelar menos las retenciones a aplicar.
Formas de Pago
En esta sección se cargan los distintos medios de pago utilizados para la orden de pago que se está cargando. Para cargar un medio de pago, se debe cliquear el botón correspondiente entre los que se ubican al pie de la grilla.
Cada forma de pago a ingresar requiere la carga de datos adicionales, como se detalla a continuación:
Nota: independientemente de la valorización de la orden de pago, se pueden mezclar formas de pago en moneda local o extranjera. Si la valorización de la forma de pago no coincide con la de la orden de pago, se efectuará una conversión a la cotización definida en la cabecera de la orden de pago.
Para cargar la forma de pago, simplemente se debe elegir el o los valores a entregar, tildando los casilleros de la izquierda de cada uno de ellos.
La ficha cálculo de retenciones muestra un detalle de cómo se efectuaron los cálculos para obtener los importes a retener en concepto de impuesto a las ganancias e impuesto a los ingresos brutos. Estos cálculos están basados en los tipos de retenciones seleccionadas para el proveedor y en la configuración de esas retenciones en las tablas correspondientes.
Al igual que el asiento contable, esta sección es solamente de consulta, ya que no admite la modificación de los datos (si el cálculo fuera incorrecto, se deberán revisar los datos del proveedor y de los tipos de retenciones correspondientes).
En la ficha Asiento Contable se muestra el detalle del asiento tal como será transmitido a la contabilidad. Esta sección es solamente de consulta, ya que no admite la modificación de los datos.
Notas:
Luego de guardar la orden de pago, el sistema creará un comprobante con todos los detalles de la misma, el cual que se mostrará en pantalla. Este comprobante puede imprimirse en el momento o bien dejarlo pendiente para imprimirse con la opción de reimprimir (ver más adelante).