Clientes
Desde esta pantalla se ingresa a la administración del padrón de clientes. Es decir, se utiliza tanto para la dar de alta clientes nuevos y cargar toda su información, como para modificar sus datos, o darlos de baja.
Los datos están agrupados en distintas secciones:
• Datos informativos básicos de padrón, tales como razón social, domicilio, teléfono, etc.
• Datos comerciales, como límite de crédito, vendedor asignado, zona a la que pertenece, categoría, etc.
• Datos fiscales, tales como condición fiscal, CUIT, tipo de percepción de IIBB, etc.
• Datos para envíos y contactos
• Información contable
• Observaciones generales
Estos datos aparecerán en los encabezados de facturas y otros comprobantes (según cómo estén definidos sus correspondientes formatos de impresión), al igual que en los listados de clientes, cuentas corrientes y etiquetas.
Alta de cliente nuevo
No bien se abre la pantalla de Carga de clientes: el sistema sugiere un número código de cliente para dar de alta, es correlativo al último existente.
Luego se debe presionar Aplicar y el sistema habilita todas las solapas con los campos para cargar los datos correspondientes:
Solapa General
En la solapa General se ingresan los datos de razón social, nombre de fantasía, dirección postal (calle, puerta, piso y depto.), localidad, código postal, provincia, país, número de teléfono, número de fax, dirección de correo electrónico y página web.
Luego, si se tilda el check box Inhabilitado: el sistema habilita los campos Fecha y Motivo.
La marca de inhabilitado sirve para inhibir la emisión de facturas al cliente en cuestión.
Haciendo clic en el campo fecha se despliega el calendario para que el usuario marque la fecha desde la cual el cliente estará inhabilitado.
Luego en el campo Motivo se despliegan todas las posibles causas de inhabilitación para que el usuario seleccione una.
Esto genera que luego en la carga de comprobantes, al ingresar el cliente inhabilitado, aparezca este aviso.
El usuario también optar por Guardar valores por Defecto o Eliminarlos.
Solapa Datos Comerciales
En esta sección se registran los datos comerciales del cliente, que luego serán utilizados para determinar los precios de venta y para emitirle la factura.
En muchos de los campos se eligen opciones que ya deben haber sido cargadas en el menú de Tablas.
Por ejemplo, en Condiciones de venta: se debe elegir una de las opciones de vencimiento ya ingresadas, para ser asignada ahora a un cliente.
En valorización se define según qué moneda se va a valorizar el comprobante. Si no se elige Local, cualquiera de las otras 3 opciones habilita el campo Moneda Extranjera en cta cte.
Se deben elegir el vendedor, la moneda extranjera (dólares, euros, etc.) y el responsable de la cuenta.
Se debe indicar la categoría de cliente (que fueron dadas de alta con el criterio que se necesitara), el tipo de cliente para créditos y cobranzas (moroso, incobrable, etc.) e ingresar el límite de crédito, que sirve para inhibir la emisión de facturas al cliente en cuestión.
Se debe ingresar el tope de Días Para deuda, el cobrador, los días de cobranza y elegir la lista de precios que se utilizará.
Se debe ingresar el código del depósito por default para entregas. Si se lo desconoce se lo podrá buscar presionando el icono de la lupa y aparece la pantalla de búsqueda.
Se puede ingresar el nombre completo o solo unas letras y presionar Buscar, o no ingresar ningún dato y el sistema mostrará todos los depósitos.
Al seleccionar un depósito y presionar Aceptar, el sistema regresa a la pantalla anterior.
Se debe ingresar el % de descuento que se le hará a este cliente, elegir bienes /servicios DGICITI y el Código asignado por cliente, que podrá ser alfanumérico.
Se debe elegir una opción de Incoterms (international condition terms) para las condiciones de venta de los comprobantes de exportación, se utiliza en el proceso de autorización de la factura electrónica y está disponible para la impresión en el comprobante.
Luego se deben especificar dos cuentas contables: una de deudores por ventas y otra de bienes. Estos datos son necesarios para que se generen automáticamente los asientos contables al emitir facturas u otros comprobantes al cliente. La cuenta deudores por ventas se la puede ingresar ó buscarla presionando la lupa. Así aparecerá la pantalla de búsqueda de cuenta.
Se elige una cuenta haciendo doble click sobre la misma.
La de deudores por ventas se utiliza siempre para imputar a la columna del debe en el asiento que se generará al emitir una factura (o en el haber, en caso de emitir una nota de crédito).
La de bienes se utiliza para imputar a la columna del haber (o del debe, en el caso de las notas de crédito), pero sólo en aquellos casos en que los artículos facturados no tengan una cuenta contable asociada; es decir, si los artículos tienen cuentas contables asociadas, se utilizan éstas en lugar de la cuenta de bienes por defecto del cliente.
La indicación del tipo de facturación que se le hace al cliente (bienes o servicios) se utiliza para empresas que deben generar interfaz DGICITI.
La opción Controla Deuda determina si el cliente figurará o no en ciertos listados de cuentas corrientes, y puede utilizarse para que no aparezcan en esos informes ciertos deudores incobrables.
No factura impuestos internos: en el caso de poseer un depósito asociado, el mismo se deberá ingresar en el campo depósito por defecto para entrega, Esta funcionalidad permite que al cargar un remito que tiene un depósito de destino el mismo viene asociado dependiendo de lo que se encuentre cargado en el ABM de clientes y de las comisiones de vendedor (en función del vendedor y del cobrador asignado).
Solapa Datos Fiscales
Se utilizan para la generación de información fiscal, y para realizar el cálculo de percepciones de IVA e Ingresos Brutos.
El sistema muestra el tipo de percepción de acuerdo al régimen de empresa.
Si tuviera alguna exclusión: se carga en la parte inferior de la pantalla, el tipo y régimen de percepción, con la fecha desde – hasta (se puede ingresar o marcarla en el calendario desplegable), porcentaje y nro. de certificado. Son todos datos obligatorios.
En el recuadro de la derecha de la pantalla se cargan los datos fiscales: la condición fiscal del cliente y nro. de ingresos brutos.
Asimismo, se debe elegir: el tipo y número de documento.
El sistema controlará que el número de documento ingresado no esté repetido. Si existiera otro igual al ingresado, el sistema lo informaría del siguiente modo:
Por último, se debe elegir el tipo de convenio (directo o multilateral).
Solapa Datos de envío
Los datos de envío que se cargan en esta solapa se utilizan luego para generar remitos, notas de envío, hojas de ruta u otros documentos requeridos para el transporte de la mercadería hasta el domicilio del cliente.
En la Carga de comprobantes, el sistema completa la solapa Datos de entrega con la información aquí cargada.
Si se tilda el check box Pred: luego aparecerá como predeterminado ese domicilio, pero podrá ser modificado por el usuario.
En Dirección: se carga el lugar de entrega que identifica el registro. Por ej.: Sucursal sur.
Luego se debe elegir el Transporte y la Zona dentro de los listados desplegables.
El Domicilio: es la calle del lugar de entrega. Por ejemplo: Rivadavia 123.
Estos datos se muestran luego en la carga de facturas, aunque pueden modificarse en casos particulares.
Solapa Contactos
En esta sección se cargan los datos necesarios para contactar con el cliente: nombre y apellido de la persona encargada de la cuenta, sector al cual pertenece, teléfono y mail. La columna observaciones es para que el usuario ingrese el texto que desee, vinculado al contacto.
Solapa Atributos Variables
En esta solapa se pueden agregar atributos no estándar definidos por el usuario, pero son configurados por el implementador del sistema, dejando al usuario cargar el valor para cada atributo. Pueden ser tanto del tipo SI/NO como tipo texto.
Una vez que los atributos están configurados, para cargar el valor hay que hacer doble click sobre el atributo que se desea y aparecerá otra pantalla donde se puede cargar un valor al atributo.
Solapa Archivos Asociados
Esta solapa permite asociar al cliente una serie de documentos de distintos tipos relacionados, que quedan disponibles en las búsquedas y para usos futuros.
Se debe ingresar una descripción y luego presionar el icono “…” para acceder a la pantalla de búsqueda de archivos y desde allí elegir el archivo que se adjuntará.
Los demás datos que se muestran no son editables.
Se obtienen de la configuración de la tabla que se encuentra en General / Opciones de configuración / Path de archivos asociados.
Oblig.: indica si el archivo es obligatorio o no.
Max MB: se establece el tamaño que podrá tener el archivo atachado.
Extensión: se ingresa la extensión que tendrán los archivos que se adjuntan.
Solapa Observaciones
En esta solapa el usuario puede ingresar la información que desee, algún dato característico de este cliente que por algún motivo se necesitara registrar.
Simplemente se debe posicionar el cursor en la parte blanca y tipiar el texto deseado.
Solapa Cuentas Vinculadas
Estas son las sucursales del cliente, a quienes se les podrá luego generar remitos, minutas de entrega o de pago, etc.
Se debe ingresar su código y su razón social (si se ingresa solo la razón social: no se guardarán los datos).
Si se desconoce su código, se la podrá buscar presionando “…” y aparecerá la búsqueda.
Allí se podrá ingresar su cuit, su razón social completa o parte de ella, o no ingresar ningún dato, y al presionar el botón Buscar el sistema traerá todos los clientes dados de alta. (Para poder poner una sucursal como cuenta vinculada: tiene que haber sido cargada antes como cliente).
Se debe seleccionar la cuenta deseada y hacer doble click o presionar Aceptar. El sistema cerrará esa ventana y volverá a la pantalla anterior.
Finalmente se presiona el botón Guardar y el sistema grabará los datos del nuevo cliente.
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